Новаторские события с режиссурой, высоким сервисом и персонализацией est.2016
SEMENCOV COORDINATION
ДЕПАРТАМЕНТ КООРДИНАЦИИ
Премиальный сервис сопровождения мероприятий
SEMENCOV EVENT Wedding & Event agency
SEMENCOV COORDINATION
НАША МИССИЯ
Стремиться создавать положительные эмоции у гостей, предлагая услуги высочайшего качества.
Превращать мечты клиента
в реальность, делая день события незабываемым и полностью соответствующим целям заказчика.
в реальность, делая день события незабываемым и полностью соответствующим целям заказчика.
Услуга координации свадебного дня
начинается с общей информационной встречи
за 7-10 дней до свадебного дня и продолжается после ухода с мероприятия последнего гостя
за 7-10 дней до свадебного дня и продолжается после ухода с мероприятия последнего гостя
Guest-менеджер команды
контактирует с гостями до и вовремя мероприятия
Back-координатор
осуществляет общий контроль проекта и владеет всей информацией о мероприятии
Координатор пары
отвечает за комфорт и спокойствие жениха и невесты
Front-координатор
взаимодействует с подрядчиками, инспектируетплощадку
Чтобывыдержать такую нагрузку и ответственно контролировать всепроцессы, в нашем департаменте чёткоразделаются обязанности координаторов:
НАШИ ПРОЕКТЫ
Благодаря выработанным правилам и стандартам нам удаётся предвосхищать ожидания клиентов и поддерживать атмосферу праздника без единой заминки
Артём и Дарья
04 марта 2023
Влад и Полина
09 июня 2023
Илья и Анастасия
09 июня 2023
АРТЁМ И ДАРЬЯ
04 марта 2023
Площадка: White Garden
Площадка: White Garden
Задача
Создать атмосферу события высокого уровня, в которой каждый гость почувствует себя важным и значимым за счет безупречного сервиса и внимания к каждой детали
Освободить невесту в день свадьбы от любых организационных моментов
реализация
распределили задачи координаторов
Впечатление создаёт общая картинка, а осадок остаётся от мелочей. Чтобы всё было идеально согласовано и продумано, за 7 дней до мероприятия мы встретились с парой непосредственно на площадке, познакомились с командой и проговорили все детали:
совместили тайминги всех служб
обсудили особенности монтажа и демонтажа
эмоционально настроили пару к событию
Для нас важен системный подход и уверенность, что все договоренности выполняются точно. Брифы и тайминги были доведены до каждого подрядчика вплоть до клининга и водителя невесты. У каждого координатора была своя точка размещения на площадке и схема работы в течение дня.
ЗАБЛАГОВРЕМЕННО МЫ
•распределили очерёдность заездов на площадку всех служб
•забрали платье невесты
•завезли алкоголь и фрукты на площадку, обеспечили хранение продуктов в соответствии с необходимыми условиями хранения
•обзвонили всех гостей по списку
УТРОМ В ДЕНЬ СВАДЬБЫ КООРДИНАТОР ПАРЫ ВЫПОЛНИЛ ВОЗЛОЖЕННЫЕ НА НЕГО ЗАДАЧИ
•распределили очерёдность заездов на площадку всех служб
•забрали платье невесты
•завезли алкоголь и фрукты на площадку, обеспечили хранение продуктов в соответствии с необходимыми условиями хранения
•обзвонили всех гостей по списку
ФОРС-МАЖОР
Конечно же не обошлось без непредвиденных ситуаций
Из-за ухудшения погодных условий пришлось изменить место фотосессии. Координатор пары оперативно принял решение и забронировал фотостудию, где была проведена съемка жениха и невесты. В этот момент Дарья и Артём наслаждались свадебным днём и ни о чем не волновались.
ПАРАЛЛЕЛЬНО FRONT-КООРДИНАТОР ПОДГОТАВЛИВАЛ ПЛОЩАДКУ К ВСТРЕЧЕ ГОСТЕЙ
•установил мобильную зарядную станцию для смартфонов
•расставил гигиенические наборы в санузлах
•проверил соответствие плана рассадки
•расставил номерки по столам
•проконтролировал готовность всех специалистов на площадке
•провел чек звука, света, экрана, готовность фото-видео контента
•расставил гигиенические наборы в санузлах
•проверил соответствие плана рассадки
•расставил номерки по столам
•проконтролировал готовность всех специалистов на площадке
•провел чек звука, света, экрана, готовность фото-видео контента
В ДЕНЬ МОНТАЖА НА ПЛОЩАДКЕ У КООРДИНАТОРА БЫЛИ ЧЕТЫРЕ ОСНОВНЫЕ ФУНКЦИИ
01
контроль всех процессов на площадке
02
соблюдение технического тайминга
03
решение кризисных ситуаций
04
обеспечение менеджмента и сервиса для подрядчиков
На монтаже мы столкнулись с кризисной ситуацией
Перед доставкой дизайнерской мебели на площадку наши координаторы должны были проконтролировать вывоз местной мебели. Однако, когда мы прибыли на место, обнаружили, что местная мебель не была убрана, и место для новой мебели было занято. Мы быстро приняли решение и договорились с грузовиком, который привез дизайнерскую мебель, чтобы он мог забрать местную мебель на сутки с площадки.
Среди прочих задач на банкете технически сложен был спуск торта. Да, именно спуск с потолка. Эта яркая презентация сопровождалась рядом спецэффектов. Команда работала слаженно: запуск лебёдки, холодных фонтанов, машины с конфетти, приборы для разрезания торта. Этот момент вызвал бурю восторга у гостей.
ПОЛИНА И ВЛАД
09 июня 2023
Площадка: «Resches Garten»
Площадка: «Resches Garten»
Задача
Помочь гостям в логистике до площадки
Создать комфортную и уютную атмосферу для непринуждённого общения гостей
Освободить невесту в день свадьбы от любых организационных моментов
реализация
Невеста Полина в день свадьбы хотела расслабиться и наслаждаться событием, не думая о технических моментах на площадке, все ли специалисты приедут вовремя, кто встретит гостей на welcome зоне и ответит на все интересующие вопросы.
Особенность этой свадьбы была в том, что многие гости прилетали из других городов утром в день свадьбы. Чтобы гости и невеста были спокойны, наши координаторы не только организовали трансфер для гостей, но также встретили каждого гостя и лично сопроводили до отеля.
Логистика же остальных гостей осложнялась тем, что при создании пригласительных невеста прописала адрес и забыла указать село, такой же адрес есть и в центре города. Многие гости заказывали такси именно в центральную часть города.
Благодаря нашему guest-менеджеру мы находились на связи со всеми гостями и помогли гостям с транспортом и навигацией до площадки. Все гости появились во время.
Координатор встречала этих гостей с улыбкой и прохладительным шампанским уже на парковке. А гости расплывались в улыбках.
ТЕАТР НАЧИНАЕТСЯ С ВЕШАЛКИ
Поэтому намособенно важно сразу снять напряжение гостей и успокоить их.
Дать понять, чтовсё находится подконтролем в надёжных руках координаторов, которые всегда готовы ответить навсе интересующие вопросы:
Дать понять, чтовсё находится подконтролем в надёжных руках координаторов, которые всегда готовы ответить навсе интересующие вопросы:
“Где можно переодеться?”
“Куда поставить цветы? ”
“Где расположены туалетные комнаты?”
“Где можно оставить вещи? ”
“Где находится гардероб?”
Забота о гостях не должна иметь границ! И, даже когда перед выездной регистрацией прошёл дождь, стулья для гостей стали мокрыми, наши координаторы с легкостью справились с этой задачей и протёрли все стулья насухо и не только стулья, но и подиум в зоне выездной регистрации.
Это позволило гостям с комфортом наслаждаться церемонией.
Это позволило гостям с комфортом наслаждаться церемонией.
Задачи координаторов в течение свадебного ужина
Контроль за своевременным появлением артистов и приглашенных подрядчиков на площадку
Работа в связке с ведущим вечера с целью своевременного сбора гостей после музыкальных пауз с территории площадки в банкетный зал
Контроль и своевременный запуск всех ранее запланированных спецэффектов напротяжении программы
Помощь молодоженам и гостям вечера в решении абсолютно любых вопросов, которые у них могут возникнуть
СУПЕР-СИЛА НАШИХ КООРДИНАТОРОВ
Подшить порванное платье гостьи
Специально подготовленной плойкой подкрутить распавшиеся кудри
Предложить подходящее лекарство для снятия возникшей головной боли
Мы всегда привозим на свадьбу всё необходимое на экстренный случай
ОДИН ИЗ КООРДИНАТОРОВ НАШЕЙ КОМАНДЫ - ВИЗАЖИСТ
Благодаря этому невесты уверены, что в течение всего свадебного дня она будет выглядеть безукоризненно
АНАСТАСИЯ И ИЛЬЯ
15 сентября 2023
Площадка: «White Garden»
Площадка: «White Garden»
Задача
Избавить родителей молодых в день свадьбы от организационных хлопот
Подать особый акцент на заботу о родителях
Поддержать новаторские интересы пары в видении свадьбы
реализация
Родители пары полостью оплачивали событие, и было важно, не смотря на это, сохранить в реализации свадебного дня пожелания самой пары, тактично объясняя родителям неактуальность некоторых из их идей.
Отдельный координатор работал с бОльшим вниманием, заботой и акцентом с родителями пары.
зажжение очага
благодарственное слово родителям
танец невесты с папой
Опуская изжившие себя моветонные традиции, мы предложили в альтернативу родителям красивую и яркую подачу сохранившихся традиций.
эти элементы программы были проработаны с особенной тщательностью.
ФОРС-МАЖОР
Автобус при сборе гостей попал в аварию, координатор находившийся в этом автобусе, принял молнеиносное решение вызвать всем гостям такси, доставившее всех гостей до локации к указанному времени сборов.
ОПИСАНИЕ РАБОТЫ КОМАНДЫ
Мы знаем, что скрывается за кулисами каждого мероприятия - нервы, нехватка времени, нестыковки, опоздания, но наши заказчики этого никогда не увидят.
Мы постоянно обучаем наших сотрудников у высочайших специалистов в сфере гостеприимства и услуг, чтобы всегда предоставлять наивысший сервис на каждом мероприятии.
МЕТОДИКА РАБОТЫ
•составление рабочей документации
•единый брендированный дресс-код команды
•аккуратный внешний вид координатров
•сумка холодильник, где хранятся продукты и прохладительные напитки на время прогулки влюбленных
•волшебный чемоданчик
•взаимодействие с командой до прибытия на место работы
•контроль работы event-специалистов на площадке
•единый брендированный дресс-код команды
•аккуратный внешний вид координатров
•сумка холодильник, где хранятся продукты и прохладительные напитки на время прогулки влюбленных
•волшебный чемоданчик
•взаимодействие с командой до прибытия на место работы
•контроль работы event-специалистов на площадке
·guest-менеджеры встречают гостей на площадке, обращаясь к каждому по И.О., провожая на WELCOME зону, ориентируя по банкетной рассадке и рассадке в зоне выездной церемонии
·у каждого дистанционные рации, которые позволяют решать более оперативно вопросы на площадке
·менеджеры мобильны и с самого утра забирают и отвозят невесту на утренние сборы в комфорте, жениху доставляют букет невесты и бутоньерку
·менеджеры осуществляют контроль за всеми процессами на выездной церемонии
·на банкете контроль тайминг-плана: вынос блюд, церемонии и проч.
·подготовка необходимого реквизита для ведущего, вынос подарков гостям после конкурсов
·в туалетных комнатах на площадке стоят брендированные средства личной гигиены, что позволяет гостям чувствовать себя на событии ещё более комфортно
·в середине вечера наша команда предоставляет сменную обувь, для удобства и комфорта гостей
·мы работаем до последнего гостя, помогая каждому с такси, по необходимости, решая самостоятельно вопрос с оплатой
·по завершению вечера, организация денежных выплат под расписки, подсчет пробок и сбор личных вещей молодоженов
·у каждого дистанционные рации, которые позволяют решать более оперативно вопросы на площадке
·менеджеры мобильны и с самого утра забирают и отвозят невесту на утренние сборы в комфорте, жениху доставляют букет невесты и бутоньерку
·менеджеры осуществляют контроль за всеми процессами на выездной церемонии
·на банкете контроль тайминг-плана: вынос блюд, церемонии и проч.
·подготовка необходимого реквизита для ведущего, вынос подарков гостям после конкурсов
·в туалетных комнатах на площадке стоят брендированные средства личной гигиены, что позволяет гостям чувствовать себя на событии ещё более комфортно
·в середине вечера наша команда предоставляет сменную обувь, для удобства и комфорта гостей
·мы работаем до последнего гостя, помогая каждому с такси, по необходимости, решая самостоятельно вопрос с оплатой
·по завершению вечера, организация денежных выплат под расписки, подсчет пробок и сбор личных вещей молодоженов
ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТАЦИИ
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СЕРВИСЫ ДЛЯ КЛИЕНТА
■ Celebrity-менеджер в случае привоза артиста / подрядчика
■ Сервис расселения гостей молодожёнов
■ Помощь гостям с подбором подарка
■ Профильный сайт
■ Навигация по навигаторам
■ Подъездные пути к офису (офисная навигация)
■ В офисе: брендированные презенты, ароматизация, зерновой кофе
■ Создание чата с парой в мессенджере
■ Отправка паре чек-листов и гайдов
■ Заблаговременный информационный обзвон гостей
■ Сервис расселения гостей молодожёнов
■ Помощь гостям с подбором подарка
■ Профильный сайт
■ Навигация по навигаторам
■ Подъездные пути к офису (офисная навигация)
■ В офисе: брендированные презенты, ароматизация, зерновой кофе
■ Создание чата с парой в мессенджере
■ Отправка паре чек-листов и гайдов
■ Заблаговременный информационный обзвон гостей
◻️ День события: встреча гостей, билетики при посадке в такси, гигиенические наборы в санузлах, зарядная станция для телефонов
◻️ «Волшебный-чемоданчик» с наполнением из 70 наименований
◻️ Брендированные конверты специалистам в момент оплаты
◻️ Брендированная вода гостям и специалистам
◻️ Коробка для букета / для бутоньерки
◻️ Удобная обувь на вечер гостям (тапочки с логотипом SE)
◻️Зерновая кофе-машина специалистам в технической зоне в день мероприятия
◻️ Поясные сумки координаторам, брендированные
◻️ Работа координаторов с интеркомом
◻️ Присутствие на всех встречах с клиентами в опрятном виде, аккуратном макияже
◻️ «Волшебный-чемоданчик» с наполнением из 70 наименований
◻️ Брендированные конверты специалистам в момент оплаты
◻️ Брендированная вода гостям и специалистам
◻️ Коробка для букета / для бутоньерки
◻️ Удобная обувь на вечер гостям (тапочки с логотипом SE)
◻️Зерновая кофе-машина специалистам в технической зоне в день мероприятия
◻️ Поясные сумки координаторам, брендированные
◻️ Работа координаторов с интеркомом
◻️ Присутствие на всех встречах с клиентами в опрятном виде, аккуратном макияже
Отзывы клиентов
БЛАГОДАРИМ ЗА ВНИМАНИЕ!